Eén HR-portaal voor dossier, verzuim, verlof, gesprekken en arbeidsrecht
Het werknemersdossier, de modules, de legal agent, de kennisbank en de escalatie naar DHKV Advocaten. En precies wat wel en niet onder het abonnement valt.
Het werknemersdossier
Per werknemer één dossier waarin alles samenkomt. Elke module schrijft in dezelfde tijdlijn en zet zijn termijnen in dezelfde takenlijst.
Contract en documenten
Contractgegevens, keten, proeftijd en bedingen. Het portaal bewaakt de aanzegtermijn (art. 7:668 BW), de ketenregeling (art. 7:668a BW) en het einde van de proeftijd. Documenten uploadt u of maakt u uit sjablonen: arbeidsovereenkomst, addendum, officiële waarschuwing, bruikleenovereenkomst, geheimhoudingsverklaring, studiekostenbeding, aanzegging, getuigschrift en meer. Elk document exporteert u als Word.
Verzuim en re-integratie
Een ziekmelding zet de stappen van de Wet verbetering poortwachter automatisch klaar: probleemanalyse in week 6, plan van aanpak in week 8, melding UWV in week 42, eerstejaarsevaluatie, re-integratieverslag en einde wachttijd. Samentelling bij een nieuwe ziekmelding binnen vier weken, signalering van arbeidsconflicten en frequent verzuim. Zonder medische gegevens.
Verlof
Wettelijk en bovenwettelijk saldo, opnames, bijzonder verlof en zorgverlof. Het portaal rekent de wettelijke dagen uit op basis van de arbeidsduur, boekt af in de juiste volgorde en waarschuwt voor de vervaldatum van 1 juli en de verjaring na vijf jaar, met de informatieplicht van de werkgever.
Gesprekkencyclus
Functionerings-, beoordelings- en ontwikkelgesprekken plannen, vastleggen en laten tekenen voor gezien. Een signaal als een werknemer langer dan een jaar geen gesprek heeft gehad. Het verslag maakt u met een sjabloon dat de reactie van de werknemer een vaste plek geeft.
Verbetertraject
Disfunctioneren begeleidt u met een traject dat de eisen van art. 7:669 lid 3 sub d BW volgt: tijdig signaleren, een concreet verbeterplan, reële termijn, begeleiding en scholing, periodieke evaluaties, herplaatsingsonderzoek. Een checklist laat zien waar het dossier nog niet standhoudt.
Koppeling met uw salarispakket
Koppeling met AFAS, Nmbrs, Loket.nl, Visma en ADP. Salaris, uren en contract lopen gelijk met de salarisadministratie, elke wijziging staat in de tijdlijn. Het portaal signaleert een uurloon onder het minimumloon, een lage WW-premie bij een tijdelijk contract, structureel meeruren en oproepkrachten die vaste uren moeten krijgen. Over de koppeling
Taken en termijnen
Alle termijnen uit alle dossiers op één plek, voor het hele HR-team. Aanzeggen, poortwachterstappen, evaluaties, gesprekken en vervallend verlof. Met de hoogste urgentie bovenaan en te late termijnen in het rood.
Het HR-portaal koppelt met uw salarispakket, maar doet zelf geen salarisadministratie, loonaangifte of pensioen. Dat blijft in uw salarispakket. Het portaal stelt ook geen processtukken op en voert geen procedures: dat is het werk van DHKV Advocaten.
Het portaal
Elke abonnee krijgt een eigen, afgeschermde omgeving. Uw hoofdgebruiker nodigt HR-collega's uit en beheert hun rechten. Inloggen gaat met een wachtwoord en een code uit een authenticator-app. Gegevens van uw organisatie zijn in de database en in de bestandsopslag strikt gescheiden van die van andere abonnees.
Naast de werknemersdossiers vindt u in het portaal uw gesprekken met de legal agent, uw verzoeken aan DHKV Advocaten, de kennisbank met kennisartikelen en standaardarresten, het gebruikersbeheer en het overzicht van uw abonnement. Hoofdgebruikers kunnen alle gegevens van de organisatie exporteren, inclusief alle werknemersdossiers, en accounts van vertrokken collega's wissen.
De legal agent
De agent is een juridische assistent die uitsluitend Nederlands arbeidsrecht en HR-praktijk behandelt, speciaal ontwikkeld voor HR-afdelingen van grotere organisaties. Hij werkt altijd vanuit de werkgever en volgt een vaste werkwijze:
- eerst de feiten, en doorvragen naar wat ontbreekt
- de toepasselijke regels, met wetsartikel en waar relevant het standaardarrest
- de risico's en wat de werknemer zal aanvoeren
- opties met voor- en nadelen, en een aanbeveling
- een concrete volgende stap en de termijn die daarbij hoort
Voordat de agent antwoordt, zoekt hij elk wetsartikel op in een bibliotheek met de geldende wetteksten en de UWV-uitvoeringsregels en controleert hij elke uitspraak bij de Rechtspraak. Daarna controleert het portaal het antwoord nog een keer: onder elk antwoord staat welke vindplaatsen zijn bevestigd, en een vindplaats die niet kan worden bevestigd, wordt gemarkeerd. Bedragen zoals het minimumloon en de maximale transitievergoeding komen uit een tabel die per 1 januari en 1 juli wordt herzien.
Stelt u de vraag vanuit een werknemersdossier, dan kent de agent de contractgegevens, het lopende verzuim (zonder medische gegevens), het verbetertraject en de documentenlijst, en hoeft u niets opnieuw uit te leggen. U kunt pdf- en Word-documenten toevoegen, zoals een arbeidsovereenkomst, een cao of een gespreksverslag. De agent stelt ook concepten op: een officiële waarschuwing, een uitnodiging voor een gesprek, een aanzet voor een plan van aanpak, een opzeggingsbrief na UWV-toestemming of een vaststellingsovereenkomst. Die exporteert u als Word-document met uw eigen logo. Lees waarin de agent verschilt van een algemene chatbot.
Escalatie naar DHKV Advocaten
De agent zegt het wanneer een advocaat nodig is, bijvoorbeeld bij een ontslag op staande voet, een ontbindingsverzoek bij de kantonrechter, een UWV-aanvraag bij een reorganisatie of een brief van de gemachtigde van een werknemer.
Verzoek indienen
Met de knop "Schakel DHKV Advocaten in" maakt u een verzoek aan. Het gesprek met de agent en uw stukken gaan mee, zodat de advocaat niet opnieuw hoeft te beginnen.
Conflictcheck en opdrachtbevestiging
DHKV Advocaten controleert op belangenconflicten en stuurt een opdrachtbevestiging. Pas na uw akkoord start het werk. mr. M.A. Krieger, partner en arbeidsrechtspecialist, is uw vaste aanspreekpunt.
Gereduceerd uurtarief, ook voor procedures
U betaalt € 195,00 per uur exclusief btw voor al het arbeidsrechtelijke en HR-gerelateerde werk, inclusief procedures bij de kantonrechter, het gerechtshof en UWV. Berichten en stukken wisselt u uit via het portaal.
Onder het abonnement
- Het complete HR-portaal: werknemersdossiers, documenten en sjablonen, verzuim, verlof, gesprekken, verbetertrajecten, taken en termijnen
- Onbeperkt gebruik van de legal agent door uw hele HR-team, ook vanuit elk dossier
- Documenten opstellen en exporteren naar Word
- Kennisbank met kennisartikelen en besproken standaardarresten, met herzieningsschema
- Gebruikersbeheer, tweefactorauthenticatie, export- en wisfuncties (AVG)
- Het gereduceerde uurtarief van € 195,00 bij DHKV Advocaten, ook voor gerechtelijke en UWV-procedures
Apart in rekening gebracht
- De uren van de advocaten van DHKV Advocaten, tegen het gereduceerde uurtarief en na een opdrachtbevestiging
- Externe kosten: griffierechten, deurwaarderskosten en kosten van deskundigen, één op één doorbelast zonder opslag
Niet onder het abonnement
- Processtukken, ontslag op staande voet, procedures bij kantonrechter, UWV of gerechtshof en maatwerk: dat doet DHKV Advocaten
- Salarisadministratie, loonaangifte en pensioenadministratie
- Vragen buiten het arbeidsrecht en de HR-praktijk
- Advies aan werknemers
De antwoorden van de agent zijn juridische informatie en ondersteuning voor uw HR-praktijk, geen advies van een advocaat. Door het gebruik van de agent ontstaat geen overeenkomst van opdracht met een advocaat en gesprekken met de agent vallen niet onder het verschoningsrecht. Voor advies waarop u mag afgaan en voor bijstand in een procedure schakelt u DHKV Advocaten in.
Benieuwd naar het portaal in de praktijk?
In een demo van een half uur ziet u het werknemersdossier, de verzuimbegeleiding en de legal agent aan de hand van uw eigen vragen.