Een vaststellingsovereenkomst opstellen: de onmisbare bepalingen en de WW-veilige formulering

In het kort: Een vaststellingsovereenkomst (VSO) is alleen geldig als zij schriftelijk is aangegaan (art. 7:670b lid 1 BW) en moet de bedenktermijn van veertien dagen vermelden, anders wordt die drie weken (lid 3). Voor de WW-rechten van de werknemer is bepalend dat het initiatief bij u ligt, dat de werknemer geen verwijt treft en dat de einddatum rekening houdt met uw opzegtermijn. De kern van de VSO bestaat uit einddatum, vergoeding, eindafrekening, vrijstelling van werk, afspraken over bedingen en finale kwijting. Een VSO met een zieke werknemer is in beginsel af te raden.

Waar gaat het om

De VSO is de meest gebruikte manier om een dienstverband te beëindigen. Zij is sneller en voorspelbaarder dan een procedure en kent geen ontslaggrond. De prijs is dat alles onderhandeld moet worden en dat de werknemer alleen tekent als zijn WW-rechten veilig zijn. U koopt zekerheid, de werknemer behoudt zijn vangnet. Fouten in de formulering kosten de werknemer zijn uitkering, en dat kost u de deal of levert achteraf een beroep op dwaling op.

Wat zegt de wet

Vaststellingsovereenkomst (art. 7:900 BW). Partijen binden zich ter beëindiging of voorkoming van onzekerheid of geschil aan een vaststelling van wat tussen hen geldt. Een VSO mag daardoor afwijken van dwingend arbeidsrecht, zolang zij niet in strijd komt met de goede zeden of de openbare orde (art. 7:902 BW). U kunt dus bijvoorbeeld een lagere vergoeding dan de transitievergoeding afspreken.

Schriftelijkheid en bedenktermijn (art. 7:670b BW). De beëindigingsovereenkomst is alleen geldig als zij schriftelijk is aangegaan (lid 1). De werknemer mag haar binnen veertien dagen na totstandkoming zonder opgave van redenen schriftelijk ontbinden (lid 2). U moet dat recht in de overeenkomst vermelden, anders wordt de termijn drie weken (lid 3). Een beding dat het recht uitsluit of beperkt, is nietig (lid 6). Lees meer in de bedenktermijn bij een vaststellingsovereenkomst.

WW: initiatief en verwijtbaarheid (art. 24 WW). De werknemer is verwijtbaar werkloos als aan het ontslag een hem te verwijten dringende reden ten grondslag ligt, of als het dienstverband op zijn verzoek is beëindigd zonder dat voortzetting redelijkerwijs niet van hem kon worden gevergd (lid 2). Instemmen met een beëindiging op initiatief van de werkgever is niet verwijtbaar (lid 6). De VSO legt dus vast dat het initiatief bij u ligt en dat de werknemer geen verwijt treft.

WW: fictieve opzegtermijn (art. 19 lid 3 WW). Bij beëindiging met wederzijds goedvinden heeft de werknemer geen recht op WW zolang de opzegtermijn die u als werkgever in acht had moeten nemen (art. 7:672 BW) niet is verstreken, gerekend vanaf de datum waarop de beëindiging schriftelijk is overeengekomen. De einddatum moet dus ten minste die opzegtermijn na ondertekening liggen, tegen het einde van de maand. Zie fictieve opzegtermijn en WW.

Transitievergoeding. Bij een VSO bestaat geen wettelijk recht op de transitievergoeding (art. 7:673 lid 1 BW noemt de VSO niet). In de praktijk is zij het minimum waarvoor een werknemer tekent, vaak met een opslag.

Ziekte. Een zieke werknemer die tekent, riskeert weigering van ziekengeld wegens benadeling en heeft geen recht op WW zolang hij ziek is (art. 19 lid 1 sub a WW). Een VSO tijdens ziekte is alleen verantwoord als de werknemer vóór de einddatum hersteld is of de twee jaar loondoorbetaling voorbij is, zie ontslag na twee jaar ziekte.

Zo pakt u het aan

1. Bepaal uw doel en uw grenzen: welke einddatum, welk budget, welke bedingen wilt u behouden. Reken de transitievergoeding en uw opzegtermijn uit voordat u een voorstel doet.
2. Doe het voorstel schriftelijk met mondelinge toelichting, een redelijke reactietermijn en het advies om juridisch advies in te winnen. Een bijdrage in de kosten van rechtsbijstand is gebruikelijk en bevordert de ondertekening.
3. Neem de volgende onderdelen op:
   • de overweging dat de beëindiging plaatsvindt op initiatief van de werkgever wegens een verschil van inzicht of bedrijfseconomische redenen, zonder verwijt aan de werknemer en zonder dringende reden,
   • de einddatum, afgestemd op de fictieve opzegtermijn,
   • de beëindigingsvergoeding, bruto, met betaalmoment (uiterlijk een maand na de einddatum is gebruikelijk),
   • de eindafrekening: salaris, vakantiebijslag, niet-genoten vakantiedagen, eventuele bonus,
   • vrijstelling van werk met behoud van loon, en de afspraak dat opgebouwde vakantiedagen daarin al dan niet worden geacht te zijn opgenomen,
   • wat er gebeurt met het concurrentie- en relatiebeding (vervallen, handhaven of afzwakken) en de bevestiging dat het geheimhoudingsbeding blijft gelden,
   • de bedenktermijn van veertien dagen met de vermelding dat deze begint op de datum van ondertekening,
   • finale kwijting over en weer, met uitzondering van de verplichtingen uit de VSO zelf en eventuele pensioenafspraken.
4. Laat de werknemer tekenen, op papier of met een rechtsgeldige elektronische handtekening, en dateer de ondertekening. Een akkoord per e-mail is riskant voor het startpunt van de bedenktermijn.
5. Voer de VSO pas uit (eindafrekening, vergoeding) nadat de bedenktermijn is verstreken.

Veelgemaakte fouten

• Een neutrale ontslagreden vergeten of de werknemer in de overwegingen verwijten maken, waardoor UWV de werkloosheid als verwijtbaar kan aanmerken.
• De einddatum te vroeg kiezen, zodat de werknemer de eerste maanden geen WW krijgt en de VSO alsnog ontbindt of dwaling inroept.
• De bedenktermijn niet vermelden, waardoor deze automatisch drie weken wordt en u pas later zekerheid heeft.
• Een VSO sluiten met een zieke werknemer zonder zijn uitkeringspositie te toetsen, met het risico van aansprakelijkstelling of dwaling achteraf.
• Het concurrentiebeding niet regelen, zodat later discussie ontstaat of het door de finale kwijting is komen te vervallen.
• Finale kwijting zonder uitzondering voor pensioen en voor de verplichtingen uit de VSO zelf, zodat u uw eigen aanspraken wegtekent.
• Een tijdelijk contract zonder tussentijds opzegbeding voortijdig beëindigen, waardoor de werknemer pas WW krijgt op de oorspronkelijke einddatum (art. 19 lid 4 WW).

Wanneer schakelt u een advocaat in

• De werknemer is ziek, zwanger of lid van de ondernemingsraad, of er geldt een ander opzegverbod en u wilt toch een beëindiging bereiken.
• De werknemer komt met een tegenvoorstel ver boven uw budget of beroept zich op ernstig verwijtbaar handelen.
• U wilt een concurrentiebeding handhaven na het einde, of een lopende bonusregeling, aandelen of opties in de VSO regelen.
• De werknemer heeft getekend maar beroept zich achteraf op dwaling, misbruik van omstandigheden of een te late ontbinding.

In deze gevallen schakelt u de advocaten van DHKV Advocaten in, via de knop in het portaal.

Wettelijke basis

• art. 7:900 BW: de vaststellingsovereenkomst bindt partijen aan een vaststelling van wat tussen hen geldt.
• art. 7:902 BW: de vaststelling mag afwijken van dwingend recht, niet van de goede zeden of de openbare orde.
• art. 7:670b lid 1 BW: de beëindigingsovereenkomst is alleen geldig als zij schriftelijk is aangegaan.
• art. 7:670b lid 2 en 3 BW: bedenktermijn van veertien dagen, drie weken als die niet is vermeld.
• art. 7:672 BW: de opzegtermijn van de werkgever, bepalend voor de fictieve opzegtermijn.
• art. 7:673 lid 1 BW: bij een beëindigingsovereenkomst bestaat geen wettelijk recht op transitievergoeding.
• art. 19 lid 1 sub a WW: geen WW tijdens ziekte.
• art. 19 lid 3 en 4 WW: fictieve opzegtermijn en tijdelijk contract zonder tussentijds opzegbeding.
• art. 24 lid 2 en 6 WW: verwijtbare werkloosheid, instemmen met een beëindiging op initiatief van de werkgever is niet verwijtbaar.