Dossieropbouw: zo bouwt u een personeelsdossier dat standhoudt bij de rechter

In het kort: De werkgever die ontslag vraagt, moet de feiten stellen en bij betwisting bewijzen. De gewone bewijsregels gelden ook in de ontbindingsprocedure (HR 23 december 2016, ECLI:NL:HR:2016:2998). Een goed dossier bevat daarom niet de conclusie dat iemand slecht functioneert, maar de feiten waaruit dat blijkt: concrete voorbeelden met datum, de gesprekken daarover met gespreksverslagen, de afspraken, de geboden hulp en de evaluatie. Bij disfunctioneren eist de wet bovendien dat u de werknemer tijdig heeft geïnformeerd en een echte kans op verbetering heeft gegeven (art. 7:669 lid 3 sub d BW). Zonder dat dossier wijst de kantonrechter het verzoek af of kent hij een hogere vergoeding toe.

Waar gaat het om

HR-adviseurs horen vaak van leidinggevenden dat een werknemer "al jaren niet functioneert". Als dan het dossier opengaat, zitten er drie positieve beoordelingen in en één e-mail van vorige maand. Voor de rechter telt wat op papier staat, niet wat iedereen op de afdeling weet. Dossieropbouw is dus geen administratie achteraf, maar een manier van leidinggeven die vanaf de eerste dag begint.

Een goed dossier dient meer doelen dan ontslag. Het maakt beoordelingen eerlijker, voorkomt discussie over gemaakte afspraken, ondersteunt een loonsanctie of een officiële waarschuwing en beschermt u bij een claim wegens discriminatie of een verstoorde arbeidsverhouding.