Een officiële waarschuwing schrijven: inhoud, toon en bewijskracht

In het kort: Een officiële waarschuwing legt vast welk gedrag de werknemer heeft vertoond, welke regel daarmee is overtreden, dat u dit niet accepteert en wat de consequentie is bij herhaling. De brief is feitelijk, zakelijk en controleerbaar: datum, plaats, wat er is gebeurd, welke regel geldt en hoe de werknemer heeft gereageerd in het gesprek dat aan de brief voorafging. De waarschuwing heeft bewijskracht omdat u kunt aantonen dat de werknemer wist dat zijn gedrag niet werd geaccepteerd. Dat is cruciaal voor ontslag wegens verwijtbaar handelen (art. 7:669 lid 3 sub e BW) en voor een ontslag op staande voet, waarbij de wet bij verschillende dringende redenen uitdrukkelijk een eerdere waarschuwing noemt (art. 7:678 lid 2 BW).

Waar gaat het om

Veel leidinggevenden waarschuwen mondeling, soms jarenlang, en schrijven pas als het geduld op is. Dan staat er één brief in het dossier, geschreven in boosheid, en ontkent de werknemer de eerdere gesprekken. Voor de rechter bestaat alleen wat is vastgelegd.

Een goede waarschuwingsbrief doet twee dingen tegelijk. Hij geeft de werknemer een eerlijke kans om zijn gedrag aan te passen, en hij legt voor later vast dat die kans is geboden. De toon moet daarom zakelijk zijn, niet dreigend. Een brief die als pesterij overkomt, keert zich tegen u via de verstoorde arbeidsverhouding of de billijke vergoeding.